FAQ

Alle Antworten auf einen Blick!

Ist die digitale Rechnungsbearbeitung erlaubt?

Ja. Maßgebliche Richtlinien für ein digitales Rechnungswesen finden sich im jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrecht, in Deutschland dem UStG und dessen Ausführungsbestimmungen. Es geht hierbei vor allem um den Abzug von Vorsteuer und Betriebsausgaben. Ob Rechnungen nach der Bearbeitung durch billbox vernichtet oder zusätzlich zum digitalen Beleg archiviert werden sollen, entscheiden unsere Kunden selbst, zumeist zusammen mit ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Lohnt sich billbox auch für mein kleines Unternehmen?

Die ISM International School of Management kommt zu dem Schluss, dass es ab 75 Eingangsrechnungen im Monat keinen günstigeren Weg des Kreditorenmanagements gibt. Bei weniger Transaktionen sollten Faktoren wie hohe Beträge, ausgeprägte Reisetätigkeit oder Dezentralität / Internationalität oder starke Expansion gegeben sein, damit der Einsatz sich von Anfang an lohnt.

Ist billbox kompatibel mit unserem POS-, ERP-, Warenwirtschafts- und FIBU-System?

billbox ist kompatibel mit allen modernen ERP- und FIBU-Systemen und grundsätzlich unabhängig von POS (Point Of Sale)- und Warenwirtschafts-Systemen. In einigen Fällen macht jedoch auch eine Integration in POS und Warenwirtschaft Sinn, weshalb auch hier zu einigen marktführenden Systemen Schnittstellen bestehen.

Über welche Schnittstellen kann ich Daten von/in billbox übertragen?

Addison, Agenda, BMD, DATEV, Diamant, Dynamics, Filosof, FoxFibu, Lexware, micros, Multivers, Navision, SAGE, SAP, Scopevisio.

Wie sicher ist billbox?

billbox nutzt dieselben Verschlüsselungsstärken, die auch von global operierenden Banken verwendet werden. Datenschutz und Datensicherheit sind damit zwei der größten Kostenfaktoren bei billbox; alle unsere Aktivitäten und Prozesse müssen sich der Sicherheit der uns anvertrauten Kundendaten unterordnen.

Wo werden meine Eingangsrechnungen in Papierform archiviert?

Bis zur endgültigen Vernichtung oder optionalen jährlichen Einlagerung bei unseren Kunden werden Originalrechnungen in unseren videoüberwachten, zugangskontrollierten und klimatisierten Archiven im Land des jeweiligen Kunden archiviert.

Wie weit ist billbox skalierbar?

Nach oben ist billbox unbegrenzt skalierbar. Auch Konzerne mit mehreren tausend Rechnungen pro Monat vertrauen der Umwandlung von fixen in variable Kosten und der artikelgenauen Datenqualität und –sicherheit von billbox.Nach unten macht ein Mindestvolumen von ca. 75 Eingangsrechnungen pro Monat Sinn, wenn nicht spezielle Gegebenheiten den Einsatz bei noch kleineren Einheiten rechtfertigen.

Wie lange dauert es, billbox in meinem Unternehmen einzuführen?

Da keinerlei Installationen oder neue Hardware erforderlich sind, kann die Einführung zu jedem Monatsbeginn erfolgen. Wenn ein Ansprechpartner auf Kundenseite als verantwortlicher Projektleiter benannt werden kann, dauert die Einführung 14 Tage bis vier Wochen. Falls kein geeigneter Projekt-Verantwortlicher im Hause zur Verfügung steht, stellen wir bei Bedarf gegen Honorar einen Berater zur Seite, der die Einführung vor Ort begleitet.

Ist billbox eine Software? / Muss ich etwas auf meinem Rechner installieren?

Nein. billbox ist ein webbasierter Service, der dafür sorgt, dass das Rechnungswesen nicht nur digitalisiert wird, sondern auch dafür, dass die digitalen Daten erstklassig sind und stimmen. Blinde Vollautomatisierung führt häufig zwar zu kurzfristigen Rationalisierungseffekten, jedoch auch zu Datenschrott, der später aufwendig korrigiert werden muss. Wir glauben, dass die Verbindung von maschineller Bearbeitung und menschlicher Intelligenz eine unschlagbare Kombination und nachhaltige Wirtschaftlichkeit ergibt.

Wie viel spare ich mit billbox?

Je konsequenter billbox eingesetzt wird, desto größer sind die Ersparnisse. Die Einsparungen reichen von (schwer quantifizierbaren) Arbeitserleichterungen in der Rechnungsprüfung (Store, Betrieb, Niederlassung, Profit Center) über 80% Zeitersparnis in der Kreditorenbuchhaltung bis zur Skonto- und Einkaufsoptimierung. Einige unserer Kunden berichten von Senkung der Gesamtkosten zwischen 2,5 und 7%. In jedem Fall beträgt die Nettoersparnis mehrere Euro je Eingangsrechnung.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Mittlerweile ist den allermeisten Steuerberatern das digitale Belegbuchen bekannt, zumal nahezu alle Finanzbuchhaltungssysteme diese Option anbieten. Moderne Steuerberater erreichen Ihre Wertschöpfung durch Beratung und Gestaltung beim Mandanten und weniger durch Eintippen von Belegen in die Finanzbuchhaltung. Diese repetitiven, nicht wertschöpfenden Tätigkeiten erleichtert billbox radikal. Auf diese Weise verzahnt sich der Berater noch stärker mit seinem Mandanten und der Arbeitsanfall in der Kanzlei verteilt sich durch die Möglichkeit der laufenden Kontierung optimal auf den Monat.

Wir haben Aktivitäten im Ausland – gibt es billbox in verschiedenen Sprachen?

billbox ist in allen Sprachen verfügbar. Exotische Sprachen bedingen eine einmalige Übersetzungspauschale.

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