In der vierten Podcastfolge nehmen Célia und Florian Beckmann die Hörer:innen mit durch den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung – von der ersten Bestellung bis hin zur Zahlung und Archivierung. Schnell wird klar: Eine Rechnung ist weit mehr als nur ein Beleg, sie ist ein zentraler Bestandteil moderner Finanzprozesse.

Bevor eine Rechnung entsteht, geht ihr meist eine Bestellung und eine erbrachte Leistung voraus. Genau dieser Kontext ist entscheidend für spätere Prüfungen und Freigaben. In billbox kommen Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen an: klassisch auf Papier, als PDF per E-Mail oder bereits als strukturierte E-Rechnung. Papierrechnungen werden in zertifizierten Scancentern digitalisiert, sodass ein rechtssicheres digitales Abbild entsteht. PDF-Rechnungen enthalten bereits digitale Daten, müssen jedoch ebenfalls strukturiert aufbereitet werden. Erst strukturierte Daten ermöglichen eine effiziente, automatisierte Weiterverarbeitung.

billbox extrahiert relevante Rechnungsinformationen wie Beträge, Steuersätze und Positionen, prüft diese auf formale, rechnerische und steuerliche Korrektheit und erkennt Dubletten sowie potenzielle Betrugsversuche. Nach der automatischen Prüfung folgt die inhaltliche Freigabe – entweder direkt im billbox-Workflow oder über angebundene ERP-Systeme. Anschließend wird die Rechnung verbucht und zur Zahlung freigegeben, häufig nach dem Mehr-Augen-Prinzip.

Während die eigentliche Verarbeitung heute oft nur Minuten dauert, begleiten Rechnungen Unternehmen noch viele Jahre: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen machen eine sichere digitale Archivierung unverzichtbar.

Strukturierte Daten, automatisierte Prüfungen und klar definierte Workflows sind der Schlüssel zu effizienten Rechnungsprozessen. Wenn alles ineinandergreift, wird aus einem komplexen Ablauf ein kurzer, transparenter Tag im Leben einer Rechnung.