connect. trust. grow.

Die One-Stop-Plattform, die Ihren Finanzkreislauf transformiert.

Die One-Stop-Platform, die Ihren Finanzkreislauf transformiert.

billbox verbindet, was zusammengehört – Eingang, Prüfung, Freigabe, Zahlung, Ausgang – in einer One-Stop-Platform. Gesetzeskonform, messbar, skalierbar.

 

Was ist billbox?

Rechnungen sind das Rückgrat jedes Unternehmens — sie steuern Liquidität, bilden Vertrauen und halten Geschäftsbeziehungen am Laufen. Doch ihre Verarbeitung ist oft mühsam, fehleranfällig und zeitraubend. Genau hier setzt billbox an.

Einfach. Transparent. Effizient. — Das ist nicht nur ein Slogan, sondern unser Grundprinzip.

billbox vereinfacht selbst komplexeste Finanzstrukturen — filialübergreifend, international und jederzeit compliant. Von der Erfassung bis zur Zahlung laufen Ihre Prozesse digitalisiert, sicher und transparent.

Die Plattform im Überblick

  • Kreditoren- und Debitorenmanagement — Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einem System
  • Automatische Erfassung — KI-basierte Prüfung aller Rechnungsdaten
  • Individuelle Workflows — mehrstufige Freigaben, revisionssicher dokumentiert
  • Echtzeit-Dashboards — Cashflow, offene Posten, Fälligkeiten live
  • E-Rechnung — ZUGFeRD, XRechnung, Peppol, GoBD-konform ab Tag 1
  • ERP-Integration — SAP, DATEV, Oracle, Dynamics u.v.m. in ~2 Wochen

Mehr als Software

Mit unserem Ansatz „Service as a Software" begleiten wir Sie persönlich — von der Implementierung bis zur täglichen Nutzung. Kein Übergangsprojekt, kein Alleingelassenwerden.

Unsere Werte

  • Partnerschaft — Zusammenarbeit auf Augenhöhe, nicht transaktional
  • Verantwortung — nachhaltig, seriös und vorausschauend seit 2008
  • Nachhaltigkeit — weniger Papier, effizientere Prozesse, messbare CO₂-Reduktion

Seit über 15 Jahren begleiten wir Unternehmen auf dem Weg zu digitaler Klarheit. Unsere Vision ist eine Welt, in der kaufmännische Prozesse nicht belasten, sondern befähigen.

connect. trust. grow.
Demo anfragen
CONNECT
–70%
Kürzere Durchlaufzeiten
Vom Eingang bis zur Zahlung — automatisiert, ohne manuelle Zwischenschritte.

Richtwert: APQC/IOFM-Benchmarks

Tag 1
Compliance ohne Übergangsprojekt — Set-Up ausschließlich durch billbox.
ZUGFeRD, XRechnung, Peppol, GoBD — ab dem ersten Tag gesetzeskonform, EU-weit und CH.
Live
Echtzeit-Transparenz & Kontrolle
Cashflow-Sicht, offene Posten, Fälligkeiten — keine Batch-Reports, sondern Entscheidungsgrundlagen in Echtzeit.
~2 Wo.
Integration in Ihr ERP — und kein Beleg, den Sie anfassen müssen
API-first, keine Migration. Rechnungen kommen rein, werden erkannt, geprüft und verarbeitet — ohne dass Ihr Team eine Zeile tippt.

ROI im Detail

Durch die Automatisierung mit billbox reduzieren sich Durchlaufzeiten um bis zu 70 % — gemessen vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe. Manuelle Erfassung, Sortierung und Ablage gehören der Vergangenheit an.

Das bedeutet konkret:

  • Automatische Erfassung und KI-basierte Prüfung aller Eingangsrechnungen
  • IBAN-Validierung und Zahlungskontrollen erkennen Abweichungen sofort
  • Individuelle Freigabe-Workflows — revisionssicher und nachvollziehbar
  • Weniger Rückfragen, weniger Korrekturen, weniger Zeitverlust

Anstatt Abende oder Wochenenden mit Papierkram zu verbringen, bleibt endlich mehr Freiraum für das, was wirklich zählt: Ihr Kerngeschäft, Ihre Kunden und Ihre nächsten Erfolge.

Grundlage: APQC/IOFM-Benchmarks für AP-Prozesse

Compliance-Details

billbox unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate und stellt sicher, dass Sie ab Tag 1 gesetzeskonform arbeiten — ohne internes Übergangsprojekt.

Unterstützte Formate und Standards:

  • ZUGFeRD — hybrides Format (PDF + strukturierte XML-Daten)
  • XRechnung — der deutsche Standard für B2G und B2B
  • Peppol — europaweites Netzwerk für den elektronischen Rechnungsaustausch
  • GoBD-konform — revisionssichere Archivierung und Verarbeitungsdokumentation

Das Set-Up übernimmt billbox vollständig. Wir unterstützen Sie aktiv bei der Umstellung auf E-Rechnungen und sorgen dafür, dass Ihre Prozesse den Anforderungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und EU-weit entsprechen.

Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht schrittweise Realität — mit billbox sind Sie vorbereitet.

Kontroll-Features

billbox liefert automatisch Reports, die Sie wirklich weiterbringen — Echtzeit-Dashboards statt Batch-Reports. Alle Kennzahlen auf einen Blick, jederzeit und überall.

Ihre Live-Übersicht umfasst:

  • Cashflow-Sicht — Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit
  • Offene Posten — nach Fälligkeit, Land und Lieferant
  • Fälligkeiten & Skontonutzung — nie wieder Fristen verpassen
  • Budgetauslastung — pro Kostenstelle, Filiale oder Projekt
  • Liquiditätsplanung — Abweichungen und Trends erkennen, bevor sie teuer werden

Statt mühsam Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzusuchen, genügt ein Blick ins System — und Sie wissen sofort, wo Ihr Unternehmen steht.

Integrationen

API-first-Architektur: billbox ist softwareunabhängig und verbindet sich mit jeder Finanzbuchhaltung — in der Regel innerhalb von zwei Wochen.

Bestehende Anbindungen unter anderem an:

  • DATEV
  • SAP Business One
  • Microsoft Dynamics
  • Oracle
  • Sage
  • BMD
  • Xero
  • Abacus
  • Scopevisio / Filosof
  • Mirus
  • Wolters Kluwer Addison

Keine Migration nötig. Rechnungen werden automatisch erkannt, geprüft und in Ihr System übergeben — ohne dass Ihr Team eine Zeile tippt. Filialübergreifend, alles in einer Cloud.

Rechtssicherheit ist kein Feature.
Sie ist Grundlage.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland und der EU ist keine Zukunftsfrage. billbox ist bereit — für alle Formate, alle Länder, alle Prüfungen.

TRUST
E-Rechnung: ZUGFeRD · XRechnung · Peppol Alle Formate erkannt, verarbeitet, archiviert — automatisch.
GoBD-konforme Archivierung Vollständiger Audit-Trail — jede Aktion, jeder Zeitstempel.
DSGVO · EU- und CH-Hosting Keine Datenverarbeitung außerhalb zertifizierter EU- und Schweizer Rechenzentren.
Gesamte EU + CH Länderspezifische Steuer- und Compliance-Regeln für alle EU-Mitgliedstaaten und die Schweiz — integriert, nicht nachgerüstet.
Zur Einschätzung: Über 56 % der Unternehmen verpassen Compliance-Fristen im internationalen Rechnungsverkehr. billbox schließt diese Lücke strukturell — für alle EU-Mitgliedstaaten, die Schweiz und darüber hinaus. Richtwert: Forrester Wave AP Invoice Automation Q3 2024
billbox LEAF Add-on

CSRD-Pflicht ab 2025. Ihre ESG-Datenbasis kommt aus billbox.

Während billbox Ihre Rechnungen verarbeitet, entsteht automatisch eine vollständige CO₂-Datenbasis — nach Lieferant, Artikel und Scope 1/2/3. Kein separates ESG-Tool, kein manueller Datenabgleich.

✓ Scope 1, 2 & 3 — automatisch aus Rechnungsdaten, KI-kategorisiert
✓ Echtzeit-CO₂-Profil nach Lieferant und Artikelgruppe
✓ Exportierbar für CSRD-Reporting und externe ESG-Systeme
✓ Emissionsintensität relativ zum Unternehmenswachstum — auf Knopfdruck
Die CSRD-Berichtspflicht betrifft ab 2025 bereits große Unternehmen — ab 2026 sukzessive alle mittelständischen. billbox LEAF schafft die strukturierte Datenbasis, bevor sie Pflicht wird.

Alle Compliance-Details

billbox unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate und stellt sicher, dass Sie ab Tag 1 gesetzeskonform arbeiten — ohne internes Übergangsprojekt.

Unterstützte Formate und Standards:

  • ZUGFeRD — hybrides Format (PDF + strukturierte XML-Daten)
  • XRechnung — der deutsche Standard für B2G und B2B
  • Peppol — europaweites Netzwerk für den elektronischen Rechnungsaustausch
  • GoBD-konform — revisionssichere Archivierung und lückenloser Audit-Trail

Archivierung und Sicherheit:

  • ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum
  • Verschlüsselte Übertragung (TLS & AES-256)
  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung — Hosting ausschließlich in der EU und der Schweiz
  • Vollständiger Audit-Trail — jede Aktion, jeder Zeitstempel, jede Freigabe dokumentiert

Länderspezifische Compliance:

  • Deutschland: GoBD, E-Rechnungspflicht ab 2025
  • Österreich, Schweiz: lokale steuerrechtliche Anforderungen integriert
  • Gesamte EU: länderspezifische Steuer- und Compliance-Regeln — integriert, nicht nachgerüstet

Das Set-Up übernimmt billbox vollständig. Wir unterstützen Sie aktiv bei der Umstellung und sorgen dafür, dass Ihre Prozesse den Anforderungen in allen Märkten entsprechen.

Richtwerte: Forrester Wave AP Invoice Automation Q3 2024, APQC/IOFM-Benchmarks

Entscheiden, statt warten.
Live, nicht als Batch-Report

CFOs brauchen Fakten – keine Übersichten von gestern.
billbox liefert Echtzeit-Sicht auf alle relevanten Kennzahlen, ohne zusätzliches Reporting.

KONTROLLE
Echtzeit-Cashflow Aktuelle Liquiditätssicht auf Knopfdruck — offene Verbindlichkeiten und Fälligkeiten live einsehbar.
Offene Posten & Fälligkeiten Vollständiger Überblick über alle ausstehenden Rechnungen — nach Fälligkeit, Kostenstelle und Lieferant.
Skontoausschöpfung Frühzahlungsrabatte systematisch nutzen — billbox erkennt und priorisiert Skontopotenziale automatisch.
Freigabe-Workflows Mehrstufige Genehmigungsprozesse digital abgebildet — nachvollziehbar, revisionssicher, ohne E-Mail-Chaos.
Predictions & Forecasting Vorausschauende Cashflow-Prognosen auf Basis realer Zahlungsmuster — für strategische Entscheidungen.
Kostenstellen & Auswertungen Ausgaben nach Kostenstelle, Lieferant und Zeitraum — exportierbar, ohne manuellen Mehraufwand.

Alle Kontroll-Features im Detail

billbox liefert Echtzeit-Dashboards statt Batch-Reports. Alle Kennzahlen auf einen Blick — jederzeit, überall, ohne manuelles Reporting.

Echtzeit-Cashflow & Liquidität:

  • Live-Cashflow-Sicht — Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit, nicht als Monatsabschluss
  • Offene Verbindlichkeiten und Forderungen nach Fälligkeit, Land und Lieferant
  • Liquiditätsplanung — Abweichungen und Trends erkennen, bevor sie teuer werden

Skonto & Zahlungsoptimierung:

  • Automatische Skonto-Erkennung — Frühzahlungsrabatte werden priorisiert und genutzt
  • Zahlungskonditionen pro Lieferant transparent einsehbar
  • Fälligkeitsmanagement — keine Frist mehr verpassen

Freigaben & Workflows:

  • Mehrstufige Genehmigungsprozesse — digital, nachvollziehbar, revisionssicher
  • Vertretungsregelungen — Prozesse laufen auch bei Urlaub oder Krankheit weiter
  • Vollständiger Audit-Trail — jede Aktion, jeder Zeitstempel dokumentiert

Predictions & Auswertungen:

  • Cashflow-Prognosen auf Basis realer Zahlungsmuster
  • Kostenstellenauswertungen — nach Lieferant, Zeitraum und Kategorie
  • Export für Controlling, Steuerberater und externe Systeme — auf Knopfdruck

Statt mühsam Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzusuchen, genügt ein Blick ins System — und Sie wissen sofort, wo Ihr Unternehmen steht.

Wächst mit Ihnen.
Ohne proportionale Kosten.

Mehr Rechnungsvolumen, mehr Standorte, mehr Länder – billbox skaliert, ohne dass Ihr Team mitwachsen muss.

GROW
SAP Business One Oracle Microsoft Dynamics DATEV Xero Abacus BMD Sage Agenda Scopevisio / Filosof Mirus + weitere via API
EU + CH
Ein System — alle Länder
~2 Wo.
Bis zur Produktivschaltung
∞
Skalierbar ohne Headcount-Wachstum
Die billbox Plattform im Überblick
AP / AR Kreditor- und Debitorenbuchhaltung — vollständiger Kreislauf in einem System
billbox Wallet Auslagenerfassung mobil — direkt aus der App, nahtlos integriert
LEAF CO₂-Tracking aus Rechnungsdaten — CSRD-ready, kein separates Tool
bbXML PDF → XRechnung / ZUGFeRD — automatisch, ohne ERP-Integration
MATCH Automatischer Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen
TIS Integration Zahlungsabwicklung vereinfacht — direkte Anbindung an Treasury-Infrastruktur

Integration & Skalierung im Detail

API-first-Architektur: billbox ist softwareunabhängig und verbindet sich mit jeder Finanzbuchhaltung — in der Regel innerhalb von zwei Wochen.

ERP-Anbindungen:

  • SAP Business One & S/4HANA
  • Oracle
  • Microsoft Dynamics
  • DATEV
  • Xero, Sage, BMD, Abacus
  • Scopevisio / Filosof, Mirus, Agenda
  • Weitere Systeme via offene API

Skalierung ohne proportionale Kosten:

  • Multi-Country-Compliance — DE, AT, CH, CZ, BR und weitere Länder
  • Unbegrenzte Skalierung — mehr Rechnungsvolumen ohne Headcount-Wachstum
  • Filialübergreifend — alle Standorte in einer Cloud, zentrales Reporting
  • ~2 Wochen bis zur Produktivschaltung — keine langwierige Migration

Die billbox Plattform:

  • AP / AR — Kreditor- und Debitorenbuchhaltung in einem System
  • billbox Wallet — mobile Auslagenerfassung, nahtlos integriert
  • LEAF — CO₂-Tracking aus Rechnungsdaten, CSRD-ready
  • bbXML — PDF → XRechnung/ZUGFeRD, automatisch
  • MATCH — automatischer Abgleich Rechnung ↔ Bestellung ↔ Lieferschein
  • TIS Integration — direkte Anbindung an Treasury-Infrastruktur

Keine Migration nötig. Rechnungen werden automatisch erkannt, geprüft und in Ihr System übergeben — ohne dass Ihr Team eine Zeile tippt.

Von der Demo bis zur vollständigen Automatisierung. 

Strukturiert. Begleitet. Messbar. 

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland und der EU ist keine Zukunftsfrage. billbox ist bereit — für alle Formate, alle Länder, alle Prüfungen.

IHR WEG MIT BILLBOX
Vor dem Start
1
Vorbereitung der Demo Wir analysieren Ihre Ausgangssituation — ERP, Volumen, Länder, Prozessstand.
2
Demo-Termin 30 Minuten — billbox live in Ihrer Infrastruktur. Keine Folien, kein Verkaufsdruck.
3
Angebotserstellung Individuelles Angebot auf Basis Ihrer Anforderungen — transparent, nachvollziehbar.
Start
Ihr Onboarding durch billbox
4
Aufsetzen Ihrer billbox billbox konfiguriert alle Strukturen — Kontenrahmen, User-Gruppen, Workflows, Rechte.
5
Gezielte Schulung Rollenbasierte Einweisung — jede User-Gruppe lernt genau das, was sie braucht.
6
Koordination & Synchronisation billbox synchronisiert alle Prozesse, ERP-Verbindungen und Datenflüsse — lückenlos.
7
Onboarding-Begleitung Alle Stakeholder und User-Gruppen werden aktiv begleitet — niemand wird allein gelassen.
✓
Vollkommene Transparenz, Automatisierung & Wertschöpfung Ihr System läuft. Revisionssicher. Echtzeit. Skalierbar. Ab Tag 1.
KLARE ROLLENVERTEILUNG
Sie liefern Einmalige Grundlagen zu Beginn
billbox übernimmt Vollständig, revisionssicher, ab Tag 1
→ Kontenrahmen & Buchungsstruktur
✓ Aufsetzen aller Strukturen im System
→ User- und Kreditor-Gruppen
✓ Alle revisionssicheren Daten von Tag 1 an
→ Rechte- & Workflow-Vorgaben
✓ Onboarding-Guide mit minimalem Effort für Sie
→ Meetingzeit für die billbox Schulung
✓ Gezielte, rollenbasierte Schulung — strukturiert und zeiteffizient
 
✓ Dedizierter Ansprechpartner & Online-Hilfen entlang einer klaren Timeline

IT, Steuerberatung und Buchhaltung. 
Alle haben Fragen. billbox hat Antworten. 

Geben Sie diesen Abschnitt intern weiter — damit Ihre Kollegen wissen, was billbox für sie bedeutet: weniger Aufwand, mehr Kontrolle, keine Systemumstellung.

FÜR IHRE STAKEHOLDER
🖥
IT & Systemverantwortliche
Kein Migrationsprojekt.
Keine Systemumstellung.
✓ API-first — Anbindung an bestehendes ERP in ~2 Wochen, kein ERP-Wechsel, kein Projektrisiko.
✓ Geschlossene KI — keine Daten verlassen Ihre Firewalls.
✓ ISO 27001 gesichertes Hosting, TLS & AES-256-Verschlüsselung, ausschließlich EU & CH.
✓ Rollenbasiertes Rechtemanagement, Named-User Policy, 2FA, vollständiges Zugriffsprotokoll.
✓ AVV, SLA und EDI-Vollmacht — alle rechtlichen Grundlagen klar geregelt.
✓ bbXML — konvertiert bestehende PDF-Rechnungen automatisch in XRechnung/ZUGFeRD, ohne ERP-Änderung.
📊
Steuerberatung & Tax
Saubere Daten.
Kein Mehraufwand für Ihr Büro.
✓ Kontenrahmen wird 1:1 aus Accounting-Export, CSV oder Excel übernommen — kein Neuaufbau.
✓ KI-gestützte Steuerschlüssel-Automatisierung pro Buchungszeile (DATEV, BMD, Sage u.a.).
✓ GoBD-konforme Archivierung: vollständiger Audit-Trail, unveränderbar nach Export, Stornobeleg-Lösung.
✓ ZUGFeRD · XRechnung · Peppol vollständig unterstützt — Eingang und Ausgang.
✓ Länderspezifische Steuerregeln für alle EU-Länder + CH integriert — keine manuelle Pflege.
✓ billbox Wallet (Add-on) — Auslagenerfassung mobil mit KI-gestützter Analyse; Umsatzsteuer-Aufteilung pro Artikel wird direkt korrekt verbucht.
📒
Buchhaltung & Controlling
Weniger Rückfragen.
Mehr Kontrolle.
✓ Automatische Kontierungsvorschläge — einmal gesetzt, dauerhaft für diesen Lieferanten gemerkt.
✓ Pflichtfelder & Validierungen verhindern fehlerhafte Buchungssätze direkt bei Erfassung.
✓ Kostenstellen-Sichtbarkeit je Betrieb konfigurierbar — keine Falscheingaben, keine Rückfragen.
✓ Echtzeit-Sicht auf offene Posten, Fälligkeiten und Cashflow — kein Batch-Report.
✓ Accounting-Software-Direktanbindung: kein manueller Export, kein Upload, kein Zwischenschritt.
✓ MATCH — automatischer Abgleich von Rechnung, Bestellung und Lieferschein, inkl. Mahnwesen und Zuordnung.
✓ TIS Integration — vereinfachte Zahlungsabwicklung direkt aus billbox, angebunden an bestehende Treasury-Infrastruktur.
◎ Zero Scan. Zero Entry. Kein Beleg-Scanning, keine manuelle Datenerfassung — billbox liest, erkennt und verarbeitet vollautomatisch. Ihre Buchhaltung prüft und gibt frei.
SCHNITTSTELLEN UND VERBÄNDE
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Dr. Roland Schaub, lic. phil. Rosa Käch,
lic. oec. Florian Beckmann

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