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Allgemein & Einstieg
Was ist billbox?
billbox ist eine cloudbasierte B2B-Plattform für digitales Kreditoren- und Debitorenmanagement. Seit 2008 unterstützt billbox Unternehmen weltweit dabei, den gesamten Rechnungsprozess von der Erfassung bis zur Zahlung zu digitalisieren. Laut APQC-Benchmarks reduziert automatisierte AP-Verarbeitung Durchlaufzeiten um bis zu 70 % und Prozesskosten um bis zu 60 %. billbox ist softwareunabhängig und lässt sich über APIs an jedes ERP- oder FIBU-System anbinden.
Für wen ist billbox geeignet?
billbox richtet sich an CFOs, Controller und Finance-Teams in mittelständischen Unternehmen, Scale-ups und internationalen Konzernen. Besonders profitieren Organisationen mit mehreren Standorten, komplexen Freigabestrukturen oder hohem Belegvolumen. Die Plattform ist ab ca. 75 Eingangsrechnungen pro Monat einsetzbar, weltweit skalierbar und in DE, AT, CH, CZ und BR aktiv.
Was ist „Service as a Software" bei billbox?
billbox ist kein Self-Service-Tool. Jeder Kunde erhält persönliches Account Management, individuelles Onboarding mit Lieferantenmigration, Schulungen und direkten Support. Probleme werden in Echtzeit von einem menschlichen Team gelöst – nicht über Ticketqueues. Laut Gartner (2024) haben Anbieter nur 17 % der gesamten Kaufzeit direkten Kontakt mit Entscheidern. billbox nutzt diese Zeit für echte Partnerschaft auf Augenhöhe.
Gibt es eine billbox App?
Ja, billbox bietet Apps für iOS (App Store) und Android (Google Play Store) für den mobilen Zugriff auf Rechnungsprozesse – ob im Büro, unterwegs oder standortübergreifend. Zusätzlich gibt es die billbox Wallet App für die mobile Auslagenerfassung durch Mitarbeitende.
Rechnungseingang & Übermittlung
Wie gelangen Rechnungen in die billbox?
Rechnungen können auf drei Wegen übermittelt werden: per E-Mail als PDF an Ihre persönliche billbox-Adresse (z. B. firma@billbox.com), per Post an die zentrale billbox-Empfangsadresse oder als strukturierte E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, Faktur-X, XML). Jede Rechnung muss als einzelnes PDF vorliegen und die sechsstellige billbox-ID enthalten. XML-Belege werden nahezu vollautomatisch verarbeitet und senken den manuellen Aufwand erheblich.
Was ist die billbox-ID?
Die billbox-ID ist eine sechsstellige Kennung pro Client Business Unit (CBU). Sie muss auf jeder Rechnung im Briefkopf stehen, damit Belege automatisch der richtigen Organisationseinheit zugeordnet werden. Ohne korrekte billbox-ID ist keine automatische Zuordnung möglich, was zu Verzögerungen und höheren Prozesskosten führt.
Wie unterstützt billbox bei der Lieferantenumstellung?
billbox übernimmt das Lieferanten-Onboarding aktiv: Alle Lieferanten werden per Mailing über die neue Rechnungsanschrift und -methode informiert. Unser Support kümmert sich um Sonderfälle und falsch gelieferte Belege. In allen Ländern, in denen billbox aktiv ist, stehen physische Empfangsadressen bereit. Ziel: schnelle Umstellung ohne Unterbrechung Ihrer Zahlungsprozesse.
Rechnungsbearbeitung & Workflow
Wie funktioniert der Rechnungsworkflow in billbox?
billbox nutzt einen Vier-Schritte-Workflow: 1) Check 1 – sachliche Prüfung mit automatischer mathematischer und fiskalischer Validierung. 2) Kontierung – Zuordnung zu Kostenstellen, Sachkonten und Projekten mit konfigurierbaren Pflichtfeldern. 3) Zahlungsfreigabe – rollenbasierte finale Genehmigung. 4) Zahlung – Ausführung über strukturierte Zahlläufe. Jeder Schritt ist revisionssicher dokumentiert und durch Farbsymbole visualisiert.
Was ist Check 1 in billbox?
Check 1 ist die sachliche Prüfung einer Eingangsrechnung – der erste Schritt im digitalen Workflow. billbox führt automatisch eine mathematische und fiskalische Prüfung durch (Beträge, Summen, Steuersätze, IBAN-Validierung). Die fachliche Verantwortung für den Lieferschein-Abgleich bleibt beim Kunden. Ein verzögerter Check 1 wirkt sich direkt auf Zahlungsfristen und Skontonutzung aus.
Was bedeutet Kontierung in billbox?
Kontierung ist die Zuordnung einer Rechnung zu Kostenstellen, Sachkonten oder Projekten – vorbereitet für den Export in Ihre Finanzbuchhaltung. Pflichtfelder, Validierungsregeln und Kostenstellen-Sichtbarkeiten lassen sich pro Betrieb individuell konfigurieren. Fehlerhafte Kombinationen werden direkt im System abgefangen – das reduziert Rückfragen und beschleunigt den Monatsabschluss.
Zahlungen & Schnittstellen
Wie funktioniert die Zahlungsfreigabe?
Die Zahlungsfreigabe ist der letzte Kontrollpunkt vor dem Zahllauf. Nur vollständig geprüfte und kontierte Rechnungen erscheinen dort. Autorisierte Nutzer können Belege einzeln oder gebündelt freigeben. Fehlfreigaben lassen sich per Klick zurücknehmen. Zahlungen erfolgen über strukturierte Zahlläufe mit Teilzahlungsoption. Der Zugriff ist streng rollenbasiert.
Welche ERP- und FIBU-Systeme unterstützt billbox?
billbox bietet Schnittstellen zu DATEV, SAP Business One, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics 365, BMD, Xero, Abacus, Mirus, Filosof (Scopevisio) und Wolters Kluwer Addison. Der Datenexport erfolgt manuell (CSV/XML) oder automatisiert via API – z. B. über den DATEV Buchungsdatenservice oder SFTP. ERP-Anbindungen werden in der Regel innerhalb von ca. zwei Wochen eingerichtet.
Welche Rollen und Berechtigungen gibt es?
billbox verwendet ein rollenbasiertes Rechtemanagement mit drei Stufen: Leserechte (Belege einsehen), Bearbeitungsrechte (Kontierung, Zahlungsfreigabe) und Administrationsrechte (Nutzer verwalten, Einstellungen ändern). Jeder Benutzer hat einen individuellen Zugang gemäß Named User Policy. Nur Administratoren können Rollen ändern. Alle Änderungen werden systemseitig dokumentiert.
Sicherheit & Compliance
Wie sicher sind meine Daten bei billbox?
billbox hostet alle Daten in der EU und der Schweiz in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren. Die Übertragung ist mit TLS und AES-256 verschlüsselt. Das System ist DSGVO-konform und setzt auf Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Named User Policy (keine geteilten Accounts), rollenbasiertes Rechtemanagement und lückenloses Zugriffs-Logging. Alle Vorgänge sind revisionssicher dokumentiert – nachvollziehbar auch nach Jahren.
Was bedeutet Revisionssicherheit bei billbox?
Revisionssicherheit bedeutet: Alle Rechnungen werden vollständig erfasst, unveränderbar gespeichert und jeder Bearbeitungsschritt (Prüfung, Freigabe, Export) protokolliert. Änderungen sind nur innerhalb definierter Prozessschritte möglich. Nach dem Export an die FIBU sind keine automatischen Änderungen mehr über die Oberfläche möglich. So erfüllt billbox die Anforderungen interner und externer Prüfungen.
E-Rechnung & Compliance
Was ist eine E-Rechnung und unterstützt billbox das?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in strukturiertem XML-Format (ZUGFeRD, XRechnung, Faktur-X), die maschinell verarbeitet werden kann. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird der Versand für Unternehmen über 800.000 EUR Umsatz verpflichtend, ab 2028 für alle. In Belgien, Frankreich und Polen greifen 2026 ebenfalls neue Mandate. billbox unterstützt alle gängigen Formate und bietet mit bbXML ein kostenloses Konvertierungstool.
Was ist bbXML?
bbXML ist ein kostenloses Tool von billbox auf bbxml.ai zur Konvertierung von PDF-Rechnungen in konforme E-Rechnungsformate. PDF hochladen, Zielformat wählen (ZUGFeRD, XRechnung oder individuelles XML), Daten automatisch prüfen und validieren, fertige XML-Datei exportieren. So erfüllen Unternehmen die E-Rechnungspflicht ohne zusätzliche Softwarekosten.
billbox Wallet & LEAF
Was ist das billbox Wallet?
Das billbox Wallet ist eine mobile App (iOS und Android) für die Auslagenerfassung. Mitarbeitende fotografieren Belege unterwegs, die KI analysiert Betrag, Datum und Kategorie automatisch. Die Daten fließen nahtlos in billbox ein – ohne Doppeleingaben. Verschiedene Steuersätze und Kategorien (Verpflegung, Fahrtkosten, Übernachtung) werden unterstützt. Die Auszahlung erfolgt, sobald der Beleg in billbox bearbeitet wurde.
Was ist billbox LEAF?
billbox LEAF ist ein Add-on-Modul zur Echtzeit-Erfassung unternehmensweiter CO₂-Emissionen. LEAF kategorisiert Emissionen nach Lieferanten, Produkten und Scopes (1–3) auf Basis einer KI-gestützten Datenbank (UN Industry Classification). Das Dashboard liefert die Datengrundlage für Nachhaltigkeits- und ESG-Reports und unterstützt die Vorbereitung auf CSRD-Berichtspflichten.
Kontakt & Support
Wie kann ich billbox kontaktieren?
Sie erreichen billbox per Telefon (+41 44 250 6070), E-Mail (welcome@billbox.com) oder direkt über den Support (support@billbox.com). Die billbox AG sitzt an der Limmatquai 58, CH-8001 Zürich. Für technische Hilfe und Schritt-für-Schritt-Anleitungen steht das Help Center unter help.billbox.com bereit.
