Viele Unternehmen sagen: „Wir sind schon total digital.“ Gemeint ist damit oft nur:
Rechnungen kommen per E-Mail als PDF statt per Post. Im Podcast wird klar: „digital“ ist nicht gleich digital – und bei Rechnungsformaten gibt es große Unterschiede.

In der zweiten Podcastfolge  tauchen die Hosts Célia und Florian Beckmann tiefer in die Welt digitaler Rechnungen ein. Die Folge erklärt die Grundlagen elektronischer Rechnungsformate, deren Unterschiede und die Bedeutung strukturierter Daten für Unternehmen.

Ein Schwerpunkt liegt auf den verschiedenen Arten von Rechnungen: von klassischen Papierbelegen über gescannte PDFs bis hin zu vollständig digitalen, strukturierten Datensätzen. Florian Beckmann erläutert die Entwicklung dieser Formate über die letzten Jahrzehnte – von frühen industriellen Standards wie EDI (Electronic Data Interchange) über XML-Formate bis hin zu branchenspezifischen Standards wie ZUGFeRD und bbXML, die billbox unterstützt.

Je strukturierter eine Rechnung ankommt, desto weniger Schritte sind nötig, um daraus brauchbare Buchhaltungsdaten zu machen. Das spart Zeit, Kosten und reduziert Fehler. Außerdem brauchen Unternehmen dieselben Rechnungsdaten oft in mehreren Systemen (ERP, CRM, Banking etc.) – und zwar in passender Struktur.

Die Folge verdeutlicht, warum strukturierte Daten für die Buchhaltung und Finanzprozesse essenziell sind: Jede Position auf einer Rechnung muss korrekt interpretiert und den richtigen Systemen zugeordnet werden. Egal ob ERP, CRM oder Banksysteme – die Daten müssen kompatibel, steuerlich korrekt und einfach verarbeitbar sein.

Darüber hinaus wird erklärt, wie sich die Handhabung von Rechnungen in den letzten Jahren verändert hat: Papierbasierte Prozesse werden zunehmend durch digitale Formate ersetzt, was Transport, Verarbeitung und Fehlerquellen deutlich reduziert. Mit diesen digitalen Formaten können Unternehmen Zeit sparen und Prozesse effizienter gestalten.

Strukturiert heißt: Informationen sind maschinenlesbar eindeutig zugeordnet – z. B. Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze, Artikelnummern. Ein System muss dann nicht raten, ob „21%“ Mehrwertsteuer oder Rabatt ist, oder wo eine neue Position beginnt.

Für viele Unternehmen sind XML-Formate ein guter Mittelweg: sehr digital und strukturiert, aber oft weniger „schwergewichtig“ als klassische EDI-Setups. Entscheidend bleibt:
Erst wenn Daten wirklich strukturiert sind, wird Rechnungsverarbeitung richtig effizient.